Google Drive ofrece una gran cantidad de herramientas para colaborar de manera efectiva en proyectos y documentos con otras personas. A continuación, te mostraré algunas de las funciones clave que facilitan la colaboración en tiempo real:
Edición simultánea
Una de las ventajas de Google Drive es que te permite editar documentos de forma simultánea con otros usuarios, sin tener que enviar versiones por correo electrónico o guardar copias locales. Para ello, solo tienes que compartir el archivo con las personas que quieras que colaboren y asignarles el permiso de editor.
Así, podrán acceder al documento desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y ver los cambios que se hacen en tiempo real. Además, podrás identificar quién está editando cada parte del documento por el color del cursor y el nombre que aparece al lado.
Comentarios
Otra forma de comunicarte con tus colaboradores es mediante los comentarios, que te permiten dejar notas o sugerencias en el documento sin modificar el texto.
Para añadir un comentario, solo tienes que seleccionar el texto o el elemento al que quieras hacer referencia y hacer clic en el icono de Comentar que aparece en la barra superior o en el menú contextual.
También puedes mencionar a alguien usando el símbolo @ seguido de su dirección de correo electrónico para que reciba una notificación. Los comentarios se pueden resolver cuando se hayan atendido o contestar para seguir la conversación.
Emoticono
También puedes reaccionar a los párrafos o parte de los documentos con emoticonos.
Sugerencias
Si quieres proponer cambios en el documento sin modificarlo directamente, puedes usar la función de sugerencias. Para ello, solo tienes que dar clic al icono que esta debajo del emoticono o cambiar el modo de edición a Sugerir haciendo clic en el botón que se encuentra en la esquina superior derecha del documento.
Así, cuando escribas o borres algo, aparecerá como una sugerencia con un color diferente y un comentario asociado. Tus colaboradores podrán aceptar o rechazar tus sugerencias haciendo clic en el icono correspondiente.
Chat integrado
Si quieres tener una conversación más fluida con tus colaboradores, puedes usar el chat integrado que se encuentra en la esquina superior derecha del documento. Allí podrás enviar mensajes instantáneos a todos los usuarios que estén editando el documento al mismo tiempo que tú. El chat solo estará disponible mientras haya al menos dos personas editando el documento y no se guardará en ningún otro lugar.
Revisiones y historial de versiones
Si quieres ver los cambios que se han hecho en el documento a lo largo del tiempo o recuperar una versión anterior, puedes usar la función de revisiones e historial de versiones. Para acceder a ella, solo tienes que hacer clic en Archivo > Ver historial de versiones > Ver cambios detallados o desde el icono que esta arriva a la derecha.
Allí podrás ver las diferentes versiones del documento ordenadas por fecha y hora, y los cambios realizados por cada usuario con diferentes colores. También podrás restaurar una versión anterior si lo deseas o nombrar una versión para encontrarla más fácilmente.
Notificaciones
Si quieres estar al tanto de lo que ocurre en el documento sin tener que abrirlo constantemente, puedes activar las notificaciones por correo electrónico. Para ello, solo tienes que hacer clic en Herramientas > Notificaciones de cambios y elegir la frecuencia con la que quieres recibir los avisos: cada vez que haya cambios, una vez al día o una vez a la semana.
Así, recibirás un resumen de los cambios realizados por tus colaboradores y los comentarios que hayan dejado.
Estas son algunas de las funciones más útiles de Google Drive para colaborar en tiempo real con otras personas. Sin embargo, hay muchas más opciones que puedes explorar y personalizar según tus necesidades y preferencias.